Menjalankan usaha muslimah – bagian I
Oleh: Helen Sufehmi

Kata orang, memulai sesuatu adalah yang paling sulit. Pada edisi yang lalu, kita telah membahas mengenai cara untuk memulai usaha kita sendiri. Betapa berat dan pelik berbagai urusan yang perlu kita persiapkan.
Tetapi begitu usaha telah mulai berjalan – banyak orang yang terjebak. Dikiranya sudah bisa merasa lega dan mulai hidup tenang. 

Kenyataannya, pada saat ini sebetulnya kita seperti seorang pendaki gunung yang sedang berada di kaki sebuah gunung. Perjalanannya masih panjang, dan penuh dengan bahaya. Jika ia lengah di perjalanannya disini, maka bisa-bisa dia terjerumus ke dalam jurang.
Demikian pula dengan kita yang baru memulai ini – sekarang belumlah saatnya untuk bersenang-senang.  Pendakian kita baru saja dimulai, maka kita harus mempersiapkan fisik dan mental kita untuk suatu petualangan yang melelahkan. Yaitu menghadapi segala tantangan di perjalanan, untuk mencapai puncak gunung tersebut, dan menjadi penakluknya. 

Jadi, sebetulnya apa sajakah yang perlu kita lakukan di petualangan yang satu ini ? 

I.Pembukuan

Percaya atau tidak, ada banyak sekali orang yang menjalankan usaha tanpa melakukan pencatatan, yang biasa kita kenal dengan istilah pembukuan.
Akibatnya seringkali cukup mengenaskan. 

Satu contoh; ada sebuah usaha dagang yang beromset milyaran rupiah, yang tiba-tiba hampir bangkrut. 
Ketika diteliti, ada beberapa hal yang ditemukan :

1.	Cashflow (perputaran uang) tidak lancar, karena:
a.	Pembayaran kepada supplier : cash / tunai , tetapi :
b.	Pembayaran dari customer : bertempo / hutang beberapa minggu
c.	Lalu, sisa uang yang ada terlalu banyak tertanam di proyek-proyek “mercusuar” – ekspansi usaha yang melampaui batas kemampuan, tapi bergengsi tinggi.
2.	Piutang (hutang customer) terlalu banyak yang tidak tertagih / macet.
3.	Gaya hidup direktur terlalu mewah

Apakah perusahaan tersebut menjalankan pembukuan ? Ternyata ya, pakai komputer pula. Tetapi – pembukuan tersebut hanya berupa sekedar pencatatan, tidak dijadikan pedoman untuk mengambil keputusan-keputusan / mengawasi situasi perusahaan.
Walhasil, banyak tanda-tanda masalah terlewat begitu saja – sehingga terkesan bangkrutnya itu mendadak.

Nah, usaha yang menjalankan pembukuan saja masih bisa bangkrut dengan cukup spektakuler. Bagaimana kira-kira yang tidak menjalankannya ? 
Bisa kita bayangkan sendiri.

“Pembukuan itu kan rumit sekali”, ini alasan yang sering kita dengar. Memang, pembukuan yang ideal, General Ledger, bisa sangat memusingkan dan merepotkan. Bahkan bagi akuntan yang berpengalaman sekali pun. 
Tetapi, esensinya sebetulnya mudah – yaitu mencatat pergerakan uang. Dan ini hanya berupa 2 hal; uang masuk, atau uang keluar.

Berangkat dari sini, maka kita bisa buat pembukuan yang sederhana, khusus untuk UKM (Usaha Kecil dan Menengah).

1a. Buku harian : 

Ini adalah inti dari pembukuan sederhana kita. Buku harian berisi catatan keluar – masuknya uang secara rutin, dan dicatat setiap hari.

Pada sebuah toko kelontong / warung, isinya kira-kira seperti ini:

Harian tanggal : 1 April 2006

Kas per 31 Maret 2006					10.000.000

Bayar PT Susu Bendera							  500.000
Bayar PT Fanta & Sprite							1.250.000
Bayar PT Beras Wangi							  800.000
Bensin motor (cost)						 	   10.000
Bayar listrik (cost)							  750.000

Omset 							5.000.000
	Profit: 1.000.000 (20%)
Bpk. Tukijan bayar hutang				  500.000

Kas buku 					12.910.000
Kas asli 					12.900.000
Selisih					   -10.000

Harian tanggal : 2 April 2006

Kas per 1 April 2006					12.900.000

Bayar PT Sari Roti							  200.000
Bayar PT Gula Manis							2.000.000
Bayar PT Milo Ovaltine							5.000.000
Beli kantong plastik (cost)						  100.000
Bayar air (cost)								  150.000

Omset								2.000.000
Profit : 500.000 (25%)

Kas buku					7.450.000
Kas asli					7.500.000
Selisih					  +50.000

Keterangan:

•	sisi kiri : uang masuk, sisi kanan: uang keluar
•	Kas per …. 	: Kas di awal hari, yaitu kas asli pada hari sebelumnya
•	Kas buku 	: Uang yang seharusnya ada di kas pada akhir hari. 
Rumus : (uang masuk) – (uang keluar)
•	Kas asli 	: Uang yang sebenarnya ada di kas pada akhir hari. 
Bisa berbeda dari kas buku karena berbagai hal; pegawai/customer yang tidak jujur, kita salah menghitung uang/kas buku, total selisih uang kembalian (terutama uang kecil, 50 / 25 rupiah) dll.

Mudah sekali bukan ?
Tetapi, dari catatan sederhana ini saja, kita sudah bisa mendapatkan banyak hal :

1.	Mengetahui omset / penjualan hari itu : Dan karena dicatat setiap hari, maka setelah beberapa waktu kita bisa mengetahui situasi / trend pasar; kapan ramai, kapan sepi. Pada gilirannya ini memungkinkan kita untuk mengantisipasi saat ramai (stok barang sudah siap tersedia banyak di gudang) dan saat sepi (pengetatan ikat pinggang, melakukan promosi, dll).

2.	Berapa jumlah uang yang seharusnya ditemukan di akhir hari = fungsi preventif, mencegah karyawan berbuat curang. 
Juga sekaligus untuk fungsi monitoring, jika selisih terlalu besar berarti ada sesuatu yang tidak beres. Contoh, ternyata ada pembayaran supplier yang lupa tercatat.

3.	Berapa profit/laba hari ini & persentasenya. 
Perlu kita ingat bahwa laba adalah indikator usaha kita, bukan omset. Semakin besar laba, maka berarti semakin berhasil usaha kita.
Omset hubungannya adalah pada cara menaikkan laba, yaitu ada 2 cara, dengan menaikkan omset, atau dengan menaikkan persentase labanya.
Dengan mengetahui trend omset setiap harinya, maka kita bisa mengetahui kapan saatnya kita perlu menggenjot omset, dan kapan saatnya kita tidak perlu melakukan itu namun cukup berkonsentrasi pada peningkatan persentase laba.

4.	Dan, tentu saja, pencatatan keluar – masuk nya uang

Tetapi, kita perlu mengetahui bahwa buku harian hanyalah sepotong dari gambaran utuh mengenai usaha kita.
Untuk mendapatkan gambaran selengkapnya, kita perlu mencatat beberapa hal lagi, tergantung dari jenis usaha yang kita jalankan. (contoh: buku hutang tidak diperlukan pada usaha kaki lima. dll)

1b. Buku hutang:

Yang perlu dicatat pada buku hutang minimal adalah sebagai berikut: 
Tanggal kuitansi, tanggal jatuh tempo, nama perusahaan, total hutang, tanggal pelunasan.

Contoh:

tgl.kui  tgl.jth.tempo      perusahaan             total      pelunasan
01/02	   	01/03		PT Susu Bendera		5.000.000		..... 
01/02		14/02		PT Sariwangi		1.000.000		12/02
02/02		21/02		PT Milo & Ovaltine	  500.000		20/02
02/02		07/03		PT Buku Kita		3.000.000		.....
... dst

Keterangan:

1.	Tanggal jatuh tempo : Memungkinkan kita melakukan persiapan, karena kita jadi bisa mengetahui berapa total hutang yang harus dibayar pada suatu hari. Sehingga, kita tidak terkaget-kaget sendiri setiap hari, karena tidak tahu berapa jumlah hutang yang harus kita lunasi hari ini. Kalau sampai tidak ada uang tunai di toko, sehingga gagal melunasi hutang, maka tentunya reputasi kita akan cacat di mata supplier. Dan ini akan mempersulit kita sendiri, supplier bisa jadi menolak mensuplai lagi barang kepada kita, dst.

2.	Tanggal pelunasan : kontrol / petunjuk; hutang yang mana saja yang sudah lunas, dan kapan pelunasannya.

Buku hutang adalah salah satu buku yang penting untuk ada. Karena dengan adanya buku tersebut, maka kita akan jadi sadar bahwa uang yang sedang berada di genggaman kita pada saat ini ternyata bukan lantas semuanya adalah milik kita. 

Orang yang tidak mempunyai buku hutang akan mudah terjerumus untuk berfoya-foya dengan uang milik orang lain; yang tentu saja di kemudian hari menjadi kejutan yang tidak menyenangkan karena harus dibayar kembali dengan segala cara.

1c. Buku Piutang

Bagi banyak orang, inilah buku yang paling penting. Buku piutang mencatat uang kita yang sedang berada di tangan orang lain. Kelalaian mencatat ini adalah sama saja dengan menuangkan air ke pasir – akan menyebabkan uang kita lenyap tanpa bekas, dengan sangat cepat.

Yang perlu dicatat di buku piutang minimal adalah sebagai berikut : 
Tanggal, nama, keterangan, jumlah, tanggal jatuh tempo, tanggal pelunasan

Buku piutang juga bisa dipakai untuk mencatat hutang pegawai (kas bon), sehingga memudahkan pada saat pemberian gaji pegawai.

1d. Buku lain-lainnya

Buku yang terakhir ini akan mencatat berbagai hal-hal lainnya yang tidak banyak berubah / bertambah, namun memang harus dicatat.
Seperti: 

•	aset : bangunan, kendaraan, furniture, alat kantor, tanah, dll
•	modal awal

II.Tutup Buku

Dari buku harian, kita bisa mengetahui omset per hari, per bulan, dan seterusnya. Tetapi itu baru sepotong gambar saja tentang bisnis kita. Untuk mengetahui gambaran lengkap mengenai keadaan usaha kita, maka kita harus menggabungkan semua data yang ada ke dalam suatu laporan yang biasa disebut sebagai neraca.
Proses ini, pembuatan neraca, biasa dikenal dengan istilah “tutup buku”

Contoh sebuah neraca sederhana:

Neraca 31 Januari 2006
Aktiva										Pasiva
Keterangan		jumlah	| Keterangan			jumlah
					|
Aktiva Lancar:			|Hutang Lancar:
Kas			7.000.000	|Hutang Dagang			 57.000.000
Bank		    133.000.000	|Hutang Bank			100.000.000
---------------------------	|----------------------------------------
		    140.000.000	|					157.000.000
					|
Aktiva Tetap:			|Hutang Jangka Panjang:
Tanah		    200.000.000	|Hutang Bank			200.000.000
Alat kantor	     15.000.000	|
Kendaraan	    150.000.000	|Modal:
Lain-lain	     10.000.000	|Modal disetor			100.000.000
Penyusutan	    (20.000.000)	|Laba (Rugi) ditahan		 50.000.000
---------------------------   |Laba (Rugi) tahun berjalan	(10.000.000)
		    355.000.000	|----------------------------------------
					|					140.000.000
Piutang:		5.000.000	|
					|Biaya:
					|Air					  1.000.000
					|Listrik				  2.000.000
					|----------------------------------------
					|					  3.000.000
					|
TOTAL AKTIVA    500.000.000	| TOTAL PASIVA			500.000.000

Keterangan:

•	Kas : jumlah uang tunai yang ada pada  saat tanggal tutup buku
•	Bank : jumlah uang di rekening bank
•	Penyusutan : Adakalanya ada aset usaha kita yang nilainya akan selalu menurun. Contoh; harga motor akan selalu turun (sedangkan tanah selalu naik). Nah, penurunan nilai aset ini harus diperhitungkan juga, dikira-kira sesuai dengan pasaran. Total penyusutan dari semua aset (yang memang menyusut) ditulis di baris ini.
•	Modal disetor : Modal awal usaha kita ini
•	Laba (Rugi) ditahan : Laba / Rugi yang tidak diambil / ditomboki.
•	Angka dalam kurung : berarti minus (bukan positif)
•	Total Aktiva dengan Total Pasiva harus klop / sama. Jika berbeda, maka ini mengindikasikan adanya masalah – mungkin data tidak akurat, kebocoran, dll.
•	Laba (Rugi) tahun berjalan : Yaitu Laba/Rugi pada saat tutup buku ini.

Tidak terlalu sulit bukan ? Hanya mungkin membutuhkan waktu untuk membuatnya.
Pada pembukuan yang sudah fully computerized, biasanya jadi sangat mudah untuk menghasilkan neraca. Malah kadang ada yang bisa dihasilkan setiap hari.

Namun pada pembukuan manual, biasanya proses pembuatan ini cukup memakan waktu, karena data-datanya harus dikumpulkan satu per satu terlebih dahulu. Apalagi pada usaha dagang dengan jenis barang yang sangat banyak, maka stok barang yang ada harus dihitung, dan ini saja bisa memakan waktu 1-2 hari.

Walaupun demikian, tutup buku tetap harus dilakukan. Karena inilah informasi yang paling lengkap dan akurat mengenai keadaan usaha kita. 

Satu contoh; suami saya pernah melakukan proses tutup buku dimana dikira hasilnya adalah merugi; karena pada tutup buku sebelumnya memang usaha tersebut cukup merugi. Ternyata di luar dugaan, setelah datanya dikumpulkan semua menjadi neraca, hasilnya melaba cukup besar. Alhamdulillah.

Yang berbahaya kalau usaha kita tersebut kita yakini melaba, sehingga kita menjadi  agak bebas dalam soal pengeluaran (ekspansi usaha, boros, dll) – padahal sebetulnya merugi. Tentu saja ini akan membuat situasi menjadi semakin buruk.

Kini dengan telah mengetahui mengenai pembukuan, walaupun sederhana, mudah-mudahan usaha Anda dapat terawasi selalu dari segi keuangannya. Pada bagian berikutnya kita akan membahas mengenai marketing, perjuangan, kretifitas, dan beberapa tips lainnya. Sampai berjumpa lagi di artikel yang selanjutnya.